Il ciclo di un ordine: i suoi stati

Gli ordini hanno degli "stati dell'ordine" che influiscono sulle azioni che gli attori di PortAlGas (gasisti registrati, referenti, cassiere o tesoriere) possono compiere.

Se il G.A.S. è configurato

Pagamento dopo la consegna Pagamento alla consegna
Ordine incompleto Ordine incompleto
Prossima apertura Prossima apertura
Aperto Aperto
In carico al referente prima della consegna In carico al referente prima della consegna
In carico al referente dopo la consegna In carico al referente con la merce arrivata
In attesa che il tesoriere lo prenda in carico In carico al cassiere durante la consegna
In carico al tesoriere Ordine chiuso
Possibilità di richiederne il pagamento
Ordine chiuso

Ordine incompleto

Icona Nota
Ordine incompleto Si è in questo stato quando è viene creato un ordine ma non ci sono articoli associati

Di seguito le azioni permesse al referente durante questa fase

Icona Azione Modulo *
Modificare i dati anagrafici dell'ordine (per esempio la data di chiusura dell'ordine) Notifica per il cambio della consegna
L'ordine non ha ancora articoli associati! Articoli associati all'ordine
Cancellare l'ordine e gli eventuali acquisti Notifica per la sospensione dell'ordine
Ripristino dati dell'ordine

Ripristino dati dell'ordine

PortAlGas effettua ogni notte un backup completo di tutti i dati.
Con questo modulo si permette di copiare i dati del backup del giorno precedente riguardanti

Qualora ci fossero dati, verrà presentata la lista degli articoli associato all'ordine evidenziando il rosso gli acquisti
Cliccando su "Ripristina i dati" verranno copiati i dati del backup della notte precedente sull'ordine corrente

Prossima apertura

Icona Nota
Prossima apertura Si è in questo stato quando la data di apertura dell'ordine è posteriore alla data odierna: in questa stato dell'ordine
  • il referente può modificare la sua anagrafica e gli articoli associati
  • i gasisti lo vedono nell'elenco delle consegne
  • i gasisti non possono effettuare acquisti

Ordine aperto

Icona Nota
Aperto Si è in questo stato quando la data di apertura dell'ordine è uguale o antecedente alla data odierna: in questa stato dell'ordine
  • il referente può modificare la sua anagrafica e gli articoli associati
  • il referente non può modificare gli acquisti ma solamente monitorarli
  • i gasisti lo vedono nell'elenco delle consegne
  • i gasisti possono effettuare acquisti

Di seguito le azioni permesse al referente durante questa fase

Icona Azione Modulo *
Modificare i dati anagrafici dell'ordine (per esempio la data di chiusura dell'ordine) Notifica per il cambio della consegna
Modificare l'anagrafica degli articoli associati Articoli associati all'ordine
Cancellare l'ordine e gli eventuali acquisti Notifica per la sospensione dell'ordine
Visualizzare gli acquisti Gestione degli acquisti nel dettaglio
Stampare i diversi report di stampa Gestione delle stampe

In carico al referente prima della consegna

Icona Nota
In carico al referente prima della consegna Si è in questo stato quando la data di chiusura dell'ordine è posteriore alla data odierna: in questa stato dell'ordine
  • il referente può modificare la sua anagrafica e gli articoli associati
  • il referente può modificare gli acquisti così da inviare al produttore un report con tutte le eventuali modifiche che possono capitare dopo la data di chiusura di un ordine
  • i gasisti lo vedono nell'elenco delle consegne
  • i gasisti non possono effettuare acquisti

Gestione con “pagamento dopo la consegna”

Se il G.A.S. è configurato per la gestione con "pagamento dopo la consegna", il referente avrà a disposizione le seguenti azioni
Icona Azione Modulo *
Modificare i dati anagrafici dell'ordine (per esempio la data di chiusura dell'ordine) Notifica per il cambio della consegna
Modificare l'anagrafica degli articoli associati Articoli associati all'ordine
Cancellare l'ordine e gli eventuali acquisti Notifica per la sospensione dell'ordine
Gestire gli acquisti, in modo puntuale Gestione degli acquisti nel dettaglio
Gestione dei colli Gestione dei colli
Stampare i diversi report di stampa Gestione delle stampe

Gestione con “pagamento alla consegna”

Se il G.A.S. è configurato per la gestione con "pagamento alla la consegna", il referente avrà a disposizione le seguenti azioni
Icona Azione Modulo *
Modificare i dati anagrafici dell'ordine (per esempio la data di chiusura dell'ordine) Notifica per il cambio della consegna
Modificare l'anagrafica degli articoli associati Articoli associati all'ordine
Cancellare l'ordine e gli eventuali acquisti Notifica per la sospensione dell'ordine
Gestire gli acquisti, in modo puntuale Gestione degli acquisti nel dettaglio
Merce arrivata: l'ordine passerà allo stato "in carico al referente con la merce arrivata"
Stampare i diversi report di stampa Gestione delle stampe

In carico al referente dopo la consegna

Pagamento dopo la consegna
Ordine incompleto
Prossima apertura
Aperto
In carico al referente prima della consegna
In carico al referente dopo la consegna
In attesa che il tesoriere lo prenda in carico
In carico al tesoriere
Possibilità di richiederne il pagamento
Ordine chiuso

Se il G.A.S. è configurato per la gestione con "pagamento dopo la consegna", questo stato dell'ordine verrà gestito come segue:

Si è in questo stato dell'ordine quando

Di seguito le azioni permesse al referente durante questa fase

Icona Azione Modulo *
Modificare i dati anagrafici dell'ordine (per esempio la data di chiusura dell'ordine) Notifica per il cambio della consegna
Modificare l'anagrafica degli articoli associati Articoli associati all'ordine
Cancellare l'ordine e gli eventuali acquisti Notifica per la sospensione dell'ordine
Gestire gli acquisti, in modo puntuale Gestione degli acquisti nel dettaglio
Gestire gli acquisti aggregando gli importi degli acquisti per ogni gasista, qualora si volesse gestire solo un importo totale per ogni gasista Gestione degli acquisti aggregati per importo
Gestire gli acquisti suddividendo le quantità degli acquisti per ogni gasista, qualora si volesse gestire l'importo di ogni singola quantità acquistata per ogni gasista Gestione degli acquisti suddividendo le quantità di ogni acquisto
Gestione le spese di trasporto Gestione le spese di trasporto
Gestione le spese di aggiuntive Gestione le spese di aggiuntive
Gestione dello sconto Gestione dello sconto
Stampare i diversi report di stampa Gestione delle stampe
Invia mail al produttore
Passa l'ordine al tesoriere

Cliccando su "Passa l'ordine al tesoriere" si accederà al modulo per trasmettere l'ordine al tesoriere che potrà così:

Passando l'ordine al tesoriere, l'ordine assumerà lo stato di "In attesa che il tesoriere lo prenda in carico". Il referente potrà sempre riportarlo allo stato "In carico al referente dopo la consegna" per modificarlo fino a quando non sarà in "In carico al tesoriere": da quel momento il referente non potrà più apporre modifiche.Il modulo sarà composto dai seguenti campi

Campi Note
Fattura per il tesoriere E' possibile uplodare un file, contenente la fattura, con estensione:
  • .pdf
  • .zip
  • .jpg
  • .jpeg
  • .gif
  • .png

Qualora si dovessero allegare più file da trasmettere al tesoriere si potrà fare un file zip dei diversi documenti e uplodarli.

Se si effettua l'upload più volte, il file verrà sovrascritto
Importo della fattura Indicare l'importo della fattura
Importo totale dell'ordine Questo campo è valorizzato da PortAlGas e indica la somma di tutti gli importi dell'ordine
Differenza Questo campo è calcolato da PortAlGas ed è la differenza tra l'importo totale dell'ordine e l'importo della fattura
Nota per il tesoriere Indicare un eventuale testo da trasmettere al tesoriere

Di seguito come apparirà ai tesorieri l'ordine appena trasmesso

In carico al referente con la merce arrivata

Pagamento alla consegna
Ordine incompleto
Prossima apertura
Aperto
In carico al referente prima della consegna
In carico al referente con la merce arrivata
In carico al cassiere durante la consegna
Ordine chiuso

Questo stato dell'ordine è gestito solo per i G.A.S. configurati per la gestione con "pagamento alla la consegna".

Di seguito le azioni permesse al referente durante questa fase

Icona Azione Modulo *
Modificare i dati anagrafici dell'ordine (per esempio la data di chiusura dell'ordine) Notifica per il cambio della consegna
Modificare l'anagrafica degli articoli associati Articoli associati all'ordine
Cancellare l'ordine e gli eventuali acquisti Notifica per la sospensione dell'ordine
Gestire gli acquisti, in modo puntuale Gestione degli acquisti nel dettaglio
Gestire gli acquisti aggregando gli importi degli acquisti per ogni gasista, qualora si volesse gestire solo un importo totale per ogni gasista Gestione degli acquisti aggregati per importo
Gestire gli acquisti suddividendo le quantità degli acquisti per ogni gasista, qualora si volesse gestire l'importo di ogni singola quantità acquistata per ogni gasista Gestione degli acquisti suddividendo le quantità di ogni acquisto
Gestione le spese di trasporto Gestione le spese di trasporto
Gestione le spese di aggiuntive Gestione le spese di aggiuntive
Gestione dello sconto Gestione dello sconto
Stampare i diversi report di stampa Gestione delle stampe
Passa l'ordine al Cassiere per il pagamento
Merce non arrivata: l'ordine ritorna allo stato "in carico al referente prima della consegna".
Chiudi ordine: l'ordine non viene passato al cassiere o al tesoriere per gestirne il pagamento.

Ordine chiuso

Icona Nota
Chiuso Si è in questo stato quando il referente ha effettuato tutte le operazioni sull'ordine

Di seguito le azioni permesse al referente durante questa fase

Icona Azione Modulo *
Visualizza l'ordine
Richiesta di pagamento: questa funzionalità è disponibile solo per i G.A.S. configurati per la gestione con "pagamento dopo la consegna"
Stampare i diversi report di stampa Gestione delle stampe

Chiusura delle consegne

Se il G.A.S. è configurato per la gestione con "pagamento alla consegna", il cassiere dovrà gestire la chiusura ella consegna:

quando tutti gli ordini associati ad una consegna sono stai pagati da tutti i gasisti, il cassiere dovrà accedere al modulo per gestire lo "stato della consegna" cliccando su Cassiere -> Gestisci le consegne

e cliccando

su chiudere la consegna

PortAlGas segnala con un messaggio la presenza di questi ordini