La gestione del Tesoriere su PortAlGas
PortAlGas permette di gestire il Tesoriere attraverso il menù "Tesoriere", che è così composto:
Solamente se il G.A.S. configurati per la gestione con "pagamento dopo la consegna", sono disponibili le seguenti voci:
- Prendi in carico ordini
- Gestione ordini in elaborazione
- Gestione del pagamento degli ordini
Per tutti i G.A.S. sono disponibili le seguenti voci:
- Pagamento Produttori storico
- Pagamento Produttori
Il Tesoriere e il ciclo di un ordine
Gli ordini hanno degli "stati dell'ordine" che influiscono sulle azioni che gli attori di PortAlGas (gasisti registrati, referenti, cassiere o tesoriere) possono compiere.
Per i G.A.S. configurati per la gestione con "pagamento dopo la consegna" i referenti gestiranno i seguenti stati dell'ordine
Per maggior dettagli si veda il manuale su "Il ciclo di un ordine: i suoi stati"
Come si può vedere ci sono "stati dell'ordine" durante i quali possono agire solamente
- gli utenti
- i referenti dei produttori
- il tesoriere
Prendiamo in considerazione solamente gli "stati dell'ordine" che interessano sia i referenti ce i tesorieri
| Stato dell'ordine | Referente | Tesoriere | |||
|---|---|---|---|---|---|
| In carico al referente dopo la consegna | Passa l'ordine al tesoriere | ||||
| In attesa che il tesoriere lo prenda in carico | Riporta l'ordine al referente | Prendi in carico l'ordine | |||
| In carico al Tesoriere |
Passa l'ordine allo stato
|
||||
| Possibilità di chiederne il pagamento | Richiedi il pagamento | ||||
Prendere in carico gli ordini
Cliccando su questa voce di menù si accede al modulo per prendere in carico gli ordini che sono nel seguente "stato dell'ordine":
| In attesa che il tesoriere lo prenda in carico |
Scegliendo una consegna
si presenteranno tutti gli ordini associati
Per ogni riga, corrispodente ad un ordine, è visibile, se presente
- la fattura
- l'importo della fattura
- l'importo dell'ordine
- l'eventuale nota del referente
Checcando gli ordini interessati, il Tesoriere potrà effettuare le seguenti operazioni
| Azione | Nota |
|---|---|
| Prendi in carico gli ordini | Il referente non potrà più modificarlo |
La gestione ordini in elaborazione
Cliccando su questa voce di menù si accede al modulo per gestire gli ordini che sono stati presi in carico e che attendono di essere elaborati dal Tesoriere, quindi degli ordini che sono nel seguente "stato dell'ordine":
| In carico al tesoriere |
Scegliendo una consegna
si presenteranno tutti gli ordini associati
Per ogni riga, corrispodente ad un ordine, è visibile, se presente
- la fattura
- l'importo della fattura
- l'importo dell'ordine
- l'eventuale nota del referente
Checcando gli ordini interessati, il Tesoriere potrà effettuare le seguenti operazioni
| Porta l'ordine allo stato | Nota |
|---|---|
| In attesa che il tesoriere lo prenda in carico | L'ordine viene restituito al referente |
| Possibilità di chiederne il pagamento | L'ordine è valido e si potrà richiederne il pagamento |
La gestione del pagamento degli ordini
Cliccando su questa voce di menù si accede al modulo per gestire il pagamento degli ordini, quindi degli ordini che sono nel seguente "stato dell'ordine":
| Possibilità di chiederne il pagamento |
Ad una richiesta di pagamento si possono associare:
- N. ordini (che siano nello "stato d'ordine" di "Possibilità di chiederne il pagamento")
- N. voci di spesa generici da associare a tutti o alcuni utenti
Le richieste di pagamento possono avere i seguenti stati:
| Stato della richiesta | Nota | Azione da parte di |
|
|---|---|---|---|
| In lavorazione | La richiesta di pagamento non è ancora visibile agli utenti, il tesoriere può modificarla | Tesoriere | |
| Aperta per richiedere il pagamento |
La richiesta di pagamento è aperta:
|
Tesoriere | |
| Chiuso | Tutti pagamenti sono stati effettuati, la richiesta di pagamento è chiusa | PortAlGas | |
Elenco delle richiesta di pagamento
Cliccando su questa voce di menù si accede al modulo per gestire il pagamento degli ordini e si presenterà l'elenco delle richieste di pagamento
da qui sono presenti 3 icone che permettono di eseguire 3 differenti azioni, di seguito illustrare
| Icona | Azione |
|---|---|
| Modifico lo stato della richiesta di pagamento | |
Modifico la richiesta di pagamento
|
|
| Esporta la richiesta di pagamento in formato excel | |
| Cancello, dopo un ulteriore conferma, la richiesta di pagamento |
Nuova richiesta di pagamento
Clicchiamo su "Nuova richiesta di pagamento", si accederà alla maschera per gestire le richieste di pagamento.
Ad una richiesta di pagamento si possono associare:
- N. ordini (che siano nello "stato d'ordine" di "Possibilità di chiederne il pagamento")
- N. voci di spesa generici da associare a tutti o alcuni utenti
La nuova richiesta sarà nello stato "in lavorazione"
Richiesta di pagamento in lavorazione
| Stato della richiesta | Nota | Azione da parte di |
|
|---|---|---|---|
| In lavorazione | La richiesta di pagamento non è ancora visibile agli utenti, il tesoriere può modificarla | Tesoriere | |
In questa fase il tesoriere potrà associare:
- N. ordini (che siano nello "stato d'ordine" di "Possibilità di chiederne il pagamento")
- N. voci di spesa generici da associare a tutti o alcuni utenti
Si presentarà la seguente videata: l'elenco degli utenti ai quali arriverà la richiesta di pagamento
PortAlGas presenterà, per ogni utente
- Importo dovuto: l'importo calcolato come somma di tutti gli acquisti dell'utente per gli ordini e le voci di spesa inclusi nella richiesta di pagamento
- Importo richiesto: l'importo che sarà realmente richiesto una volta che la richiesta di pagamementi è conclusa
PortAlGas presenterà i 2 importi con il medesimo valore e il tesoriere potrebbe
- lasciare invariati gli importi (Importo dovuto = Importo richiesto)
- inserire un importo diverso: la differenza andrà in cassa
- qualora l'utente avesse un debito o un credito verso la cassa, fleggare "includi cassa" e "Importo richiesto" sarà ricalcolato rispetto al valore presente in cassa,
Facciamo un esempio con i dati riportati nell'immagine precedente:
001 Rossi Marco ha un credito (colore verde) verso la cassa di 12 € e dovrebbe 1,40 € (Importo dovuto) per la richiesta di pagamento. Di default "Importo richiesto" è di 1,40 €.
- Se il tesoriere non include la cassa, a 001 Rossi Marco arriverà una richiesta di pagamento di 1,40 €
- Se il tesoriere include la cassa, a 001 Rossi Marco arriverà una richiesta di pagamento di 0 € e il suo credito verso la cassa passerà (*) a 10,60 €
003 Verdi Mario non ha debiti o crediti verso la cassa. Dovrebbe 1,10 € (Importo dovuto) per la richiesta di pagamento. Di default "Importo richiesto" è di 1,10 €.
- Se il tesoriere non modifica l'"Importo richiesto", a 003 Verdi Mario arriverà una richiesta di pagamento di 1,10 €
- Se il tesoriere modifica l'"Importo richiesto" valorizzandolo a 1,00 €, a 003 Verdi Mario arriverà una richiesta di pagamento di 1,00 € e verrà creato un debito (colore rosso) di -0,10 € verso la cassa (*)
Richiesta di pagamento in stato "Aperta per richiedere il pagamento"
| Stato della richiesta | Nota | Azione da parte di |
|
|---|---|---|---|
| Aperta per richiedere il pagamento |
La richiesta di pagamento è aperta:
|
Tesoriere | |
In questa fase il tesoriere potrà, per ogni richiesta di pagamento, settare lo stato in
- pagato (verde)
- sollecito uno (giallo)
- sollecito due (giallo)
- sopseso (rosso)
Si presentarà la seguente videata: l'elenco degli utenti ai quali è arrivata la richiesta di pagamento
Qualora l'importo dovuto e l'importo richiesto fossero diversi, la differenza anche in cassa (crerando un credito o un debito) al momento che la richiesta di pagamento passerà allo stato "pagato"
La richiesta di pagamento al gasista
Ecco come appare la richiesta di un pagamento ad un gasista una volta che si è loggato su http://www.portalgas.it
Chiusura della richiesta di pagamento
| Stato della richiesta | Nota | Azione da parte di |
|
|---|---|---|---|
| Chiuso | Tutti pagamenti sono stati effettuati, la richiesta di pagamento è chiusa | PortAlGas | |
Ogni notte, PortAlGas provvederà a chiudere tutte le richieste di pagamento dove ogni utente ha lo stato di
- pagato
- sospeso
Se i pagamenti sono stati effettuati, la riga dell'utente sarà colorata di verde come si può vedere nell'immagine sottostante
Il pagamento dei Produttori
Clicchiamo su "Pagamento produttori", si accederà alla maschera per gestire del pagamento dei produttori.
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