Gli ordini su PortAlGas

Ogni referente potrà gestire solamente gli ordini dei produttori per i quali è abilitato.

Gli ordini hanno degli “stati dell'ordine” che influiscono sulle azioni che gli attori di PortAlGas (gasisti registrati, referenti, cassiere o tesoriere) possono compiere.

Creazione di un ordine

Clicchiamo su Ordini -> Crea un nuovo ordine

si presenterà la maschera di inserimento di un nuovo ordine, organizzata in 6 differenti tabs:

  1. Dati dell'ordine
  2. Invio mail
  3. Visualizzazione per gli utenti
  4. Gestione dopo la consegna o Gestione dopo l'arrivo della merce
  5. Referenti
  6. Fattura

Il Tab dei "Dati dell'ordine"

La maschera è composta dai seguenti campi

Campo Nota
Il produttore
La consegna hai 3 possibilità:
  • scegliere una consegna esistente
  • o
    • se sei gestore delle consegne, creare una nuova consegna.
    • se NON sei gestore delle consegne, inviare una mail ai gestori delle consegne per richiederne una
  • creare una consegna con DATA da DEFINIRE
La data di inizio dell'ordine Indica da quando i gasisti potranno fare i loro acquisti
La data di chiusura dell'ordine Indica fino a quando i gasisti potranno fare i loro acquisti
Nota Testo che comparirà ai gasisti nel sito di portalgas.it nella voce di menù “Consegne”: il testo inserito nella nota è sempre in ROSSO e si tratta di testo BREVE (un massimo di 50 caratteri) che accompagnerà sempre l'Ordine.

Se devi inserire un testo molto lungo leggi qui

Il Tab "Invio mail"

La maschera è composta dai seguenti campi

Campo Nota
Testo aggiuntivo della mail all'apertura dell'ordine Inserire in questo campo l'eventuale testo da aggiunge al corpo della mail

Per incollare il testo correttamente usa l'inconcina apposita cerchiata di rosso nello screenshot sottostante

e otterrai

Ecco come comparirà la nota nel corpo della mail che verrà inviata ai gasisti

Il testo aggiuntivo della mail all'apertura dell'ordine sarà anche visibile ai gasisti loggati sul front-end (www.portalgas.it) nel "Tab consegne" cliccando sull'icona evidenziata nell'immagine sottostante

Il Tab Visualizzazione "Per gli utenti"

Gestisce la visualizzazione per i gasisti al momento che dovranno effettuare gli acquisti.

Sono infatti previste 2 distinte modalità:

  1. modalità senza le immagini degli articoli
  2. modalità con le immagini degli articoli

Quando si crea un ordine non si può scegliere se potrà essere visualizzato in modalità con o senza immagini.

Solo dopo che sono stati associati gli articoli, PortAlGas controlla quanti articoli associati hanno immagini: se almeno 80% degli articoli associati presentano immagini, l'ordine sarà in modalità con le immagini.

Il referente potrà comunque andare in modifica dell'ordine e setta la modalità che preferisce.

Il Tab Gestione "Durante l'ordine"

Qualora fosse necessario è possibile impostare 2 limiti sull'ordine

Raggiunto tale limite verrà inviata una mail ai referenti dell'ordine.

Lasciare i valori a 0 se non sivuole impostare alcun limite.

Se si imposta un limite sulla quantità totale dell'ordine si dovrà scegliere l'unità di misura di riferimento tra le seguenti

Quindi, per esempio, se si dovesse scegliere KG, sarà calcolata la quantità totale solo degli acquisti di articoli che hanno come unità di misura KG, HG e GR.

Il Tab Gestione "Dopo la consegna o dopo l'arrivo della merce"

Se il G.A.S. è configurato

La maschera è composta dai seguenti campi

Campo Nota
Gestione degli acquisti Permette di gestire l'ordine con 2 distinte modalità:
  1. Gestisci gli acquisti aggregati per l'importo degli utenti
  2. Gestisci gli acquisti dividendo le quantità di ogni acquisto
Per entrambe le modalità si veda il manuale sui moduli di PortAlGas
Spese di trasporto Successivamente si potrà gestire la spesa di trasporto attraverso il “modulo del trasporto” (si veda il manuale sui moduli di PortAlGas)

Il Tab "Referenti"

Il tab referenti presenta l'elenco dei referenti associati al produttore dell'ordine. Il Tab comparirà solo dopo la creazione dell'ordine

Il Tab "Fattura"

Questo tab sarà presente solo per i G.A.S. Configurati per la gestione con “pagamento dopo la consegna ll tab fattura presenta le seguenti informazioni:

Associazione degli articoli del produttore all'ordine

Ora possiamo scegliere quali articoli, tra quelli del produttore scelto, associare all'ordine.

In questa fase possiamo settare alcuni valori degli articoli che saranno validi solo per l'ordine in questione

Di default questi campi hanno il valore preso dall'anagrafica degli articoli.

Di seguito il tab “Condizioni d'acquisto” dell'anagrafica degli articoli dove si valorizzano questi valori:

e sotto gli stessi campi come vengono presentati durante l'associazione degli articoli ad un determinato ordine. Se si desidera si possono modificare i valori, se no si prendono quelli valorizzati nell'anagrafica dell'articolo.

Questi sono:

Associazione degli articoli dell'ordine precedente

Qualora si volesse creare un ordine associato ad produttore ed esistesse già un suo ordine precedente, il sistema presenterà la possibilità di associare gli articoli del precedente ordine a quello che si desidera creare.

Si avrà sempre la possibilità di modificare gli articoli associati una volta salvati

Invio della mail ai gasisti per notificare l'apertura e la chiusura dell'ordine

Un giorno prima dell'apertura dell'ordine sarà inviata una mail a tutti i gasisti per comunicarne l'apertura.

Di seguito un esempio di mail inviata ai gasisti per notificare l'apertura dell'ordine riportando a nota che il referente ha inserito durante la creazione dell'ordine

Tre giorni prima della chiusura dell'ordine sarà inviata una mail a tutti i gasisti per comunicarne la chiusura.

Ecco creato l'ordine!

In questa fase l'ordine potrà avere i seguenti “stati dell'ordine”:

Icona Se da data di apertura dell'ordine è…
Prossima apertura posteriore alla data odierna
Aperto Anteriore alla data odierna

Oppure

Icona Se da data di apertura dell'ordine è…
Creato ma incompleto Hai creato l'odine ma non hai ancora associato gli articoli,
clicca su
e completa l'ordine

Monitoriamo il nostro ordine

Cliccando su Home dell'area di backoffice, il referente, avrà a disposizione 3 report per monitorare l'ordine:

  1. report con gli articoli aggregati (se gli articoli associati all'ordine gestiscono la quantità massima o i colli saranno visualizzati 2 colonne apposite con i rispettivi valori)
  2. report con gli articoli aggregati con il dettaglio dei gasisti
  3. report con gli articoli divisi per gasista

Cliccare su

per accede alla Home dell'ordine

Cliccare su

per aprire il menù dell'ordine

Il Front-end: l'ordine da parte dei gasisti

Per visualizzare come si presenta ad un gasista l'ordine appena creato leggi qui

Monitorare alcuni ordini

Questo modulo è disponibile solo per gli utenti che fanno parte del gruppo "Super-Referente".

Per accedere al modulo: Qui si visualizzeranno gli ordini che il Super-Referente ha scelto di monitorare. Avrà a disposizione 3 differenti report:
  1. report con gli articoli aggregati (se gli articoli associati all'ordine gestiscono la quantità massima o i colli saranno visualizzati 2 colonne apposite con i rispettivi valori)
  2. report con gli articoli aggregati con il dettaglio dei gasisti
  3. report con gli articoli divisi per gasista

Cliccare su

per accede alla Home dell'ordine

Cliccare su

per aprire il menù dell'ordine

Cliccare si "Gestisci il monitoraggio degli ordini" si potranno scegliere quali ordini monitorare o quali eliminare dall'elenco di quelli da monitorare.

Quando l'ordine assumerà lo stato di "chiuso" verrà automaticamente eliminato tra quelli da monitorare.

E' una funzionalità che potrebbe servire qualora il SuperReferente volesse monitorare l'operato di un referente poco pratico di PortAlGas o di un ordine particolarmente difficile.